Safetee - Focus Vignerons

Safetee est une plateforme collaborative dédiée à la filière viti-vinicole, qui connecte tous les acteurs de la chaîne logistique du vin – du producteur (vigneron) au client final (restaurateur ou caviste) en passant par les intermédiaires (grossistes et logisticiens). Chaque type de profil dispose d’une interface et d’outils spécifiques adaptés à son activité, tout en restant interconnecté avec les autres. Ce rapport détaille les fonctionnalités de Safetee par profil d’utilisateur, le mode d’utilisation et la valeur ajoutée pour chacun. Il présente également le modèle tarifaire modulable selon les profils, la synthèse du fonctionnement de la chaîne complète lorsque tous les acteurs utilisent la plateforme, et distingue les modules gratuits et payants (gestion commerciale, logistique, achats, facturation). Enfin, il met en avant les fonctionnalités d’automatisation (notamment la facturation automatique) et les intégrations comptables (ex : Pennylane), ainsi que la gestion multi-entrepôts.

Le vigneron est le producteur de vin à la source de la chaîne. Son rôle dans Safetee peut être double : il peut être fournisseur (il vend ses vins à des grossistes, cavistes, restaurateurs) et aussi éventuellement client du logisticien (s’il externalise le stockage de tout ou partie de sa production pour la distribuer). Safetee propose aux domaines viticoles des outils pour gérer leurs expéditions et leur stock en aval, et pour collaborer avec leurs distributeurs plus efficacement.

Fonctionnalités pour le vigneron

• Suivi des stocks externalisés et des réceptions : Si un vigneron place du stock chez un logisticien partenaire (par exemple un entrepôt spécialisé qui conserve ses palettes de vin pour les livrer ensuite aux clients du vigneron), il peut être invité comme client du logisticien sur Safetee. Il bénéficie alors, via son compte, de la même visibilité qu’un grossiste sur ses produits en stock chez le logisticien. Il peut consulter en temps réel le nombre de bouteilles de chaque cuvée présentes dans l’entrepôt, les mouvements (entrées/sorties) qui ont eu lieu, etc. Lorsqu’il envoie du vin à l’entrepôt, il programme une réception via Safetee (comme décrit dans la section logisticien) en listant les vins envoyés. Le logisticien valide la réception, et le stock du vigneron est mis à jour. Le vigneron peut ainsi s’assurer que son entrepôt déporté est bien alimenté et correspond à ce qu’il a expédié.
• Gestion des commandes clients (ventes directes) : Un vigneron peut utiliser Safetee pour gérer les commandes de ses clients professionnels (notamment s’il vend en direct à des cavistes ou restaurateurs, ou même à des importateurs). Deux cas se présentent :
• Si ses clients B2B utilisent Safetee, il peut les inviter ou être invité par eux. Par exemple, un caviste peut inviter un vigneron sur Safetee en tant que fournisseur : une fois connecté, le caviste verra le catalogue du vigneron et pourra lui passer commande directement. Le vigneron recevra cette commande dans son interface Safetee (profil vendeur) et pourra la traiter.
• Si ses clients ne sont pas (encore) sur la plateforme, le vigneron peut saisir manuellement les commandes qu’il reçoit (par email, téléphone…) dans Safetee, un peu comme le ferait un grossiste. Il crée un bon de commande avec les produits, le client, l’adresse de livraison. Cela permet d’avoir une trace numérique de toutes ses ventes et de suivre leur traitement.
• Organisation des expéditions et livraisons : Une fois une commande client enregistrée, le vigneron doit livrer les vins. S’il s’appuie sur un logisticien, il peut déléguer la préparation et la livraison via Safetee. Concrètement, pour chaque commande, il crée une expédition à partir de son stock chez le logisticien (similaire à l’étape décrite dans la partie grossiste) : Safetee envoie alors l’ordre au logisticien de préparer la livraison pour le compte du vigneron. Le logisticien prend en charge la livraison jusqu’au client final (caviste, restaurant, etc.). Quand il marque la livraison effectuée, Safetee informe le vigneron que la commande est livrée. Si le vigneron livre lui-même (par exemple livraison locale par ses soins), il peut aussi utiliser Safetee simplement pour générer les bons de livraison et suivre le statut.
• Facturation et suivi des paiements : Safetee génère la facture de vente du vigneron à son client une fois la livraison confirmée (si le vigneron le souhaite, il peut aussi éditer la facture à l’expédition, mais en général on facture à réception). La facture inclut les vins vendus, et éventuellement les frais de port si appliqués. Le document est alors soit envoyé via la plateforme (si le client est connecté, il le reçoit dans son espace, sinon le vigneron l’envoie par email). Le vigneron suit dans Safetee quelles factures sont payées ou non. Tous les documents de vente sont archivés, facilitant la gestion administrative du domaine.
• Gestion des achats et approvisionnements : Ce besoin est moins prononcé pour un vigneron, mais il peut exister (achats de bouteilles vides, de bouchons, etc., bien que ce soit hors du scope vin fini). Safetee étant centré sur la logistique et commerce du vin, on peut considérer que le vigneron utilise peu le module achats, sauf éventuellement pour s’approvisionner en vin auprès d’autres domaines s’il fait du négoce. Dans ce cas, il peut aussi employer les fonctions de gestion des fournisseurs et achats (commande à un autre producteur), de la même manière qu’un grossiste, si nécessaire.
• Outils de gestion et intégrations : Le vigneron dispose également de tableaux de bord de suivi (ventes par client, stocks restants par millésime, etc.), et peut intégrer Safetee à sa comptabilité (export des factures vers un logiciel comptable ou synchronisation avec Pennylane pour le suivi bancaire, voir plus loin). S’il a plusieurs domaines ou marques, il peut paramétrer des entités de facturation multiples (multi-société) comme le logisticien le fait, afin d’émettre des factures au bon nom pour chaque gamme par exemple.

Utilisation type et interactions du vigneron

Considérons un domaine qui utilise un entrepôt logistique pour livrer ses clients un peu partout en France. En période post-vendanges, il envoie 1000 bouteilles de sa nouvelle cuvée chez le logisticien. Avant l’enlèvement par le transporteur, il programme dans Safetee une réception à l’entrepôt : “Réception de 1000 bouteilles de Cuvée 2024 – vin rouge – Domaine X”. Le logisticien reçoit cette info, et une fois la marchandise arrivée, il confirme la réception de, disons, 996 bouteilles (s’il y a eu un petit écart) et la valide. Le vigneron voit alors son stock logé passer à 996 bouteilles disponibles.

Ensuite, un client caviste appelle le vigneron pour commander 60 bouteilles. Le vigneron crée dans Safetee une commande client correspondante, client “Cave ABC”, 60 bouteilles de Cuvée 2024, livraison à l’adresse du caviste. Il utilise Safetee pour générer directement l’ordre d’expédition au logisticien : 60 bouteilles à prélever sur les 996 en stock et à livrer à la Cave ABC. Le logisticien prend en charge, livre le caviste. Dès la confirmation de livraison, Safetee crée la facture de 60 bouteilles du Domaine X à la Cave ABC. Le vigneron envoie cette facture (soit automatiquement via Safetee si le caviste a un compte, soit par email classique). Le caviste en question, s’il est sur Safetee, pourra même marquer la facture comme payée une fois le règlement fait, ce qui renseignera le vigneron.

Si le vigneron a aussi des clients grossistes sur Safetee, le processus peut être inversé : c’est le grossiste qui passe commande via la plateforme (le vigneron reçoit alors une commande fournisseur dans son interface). Il la valide, et ça crée une expédition pour le logisticien et ainsi de suite. Tous les maillons interagissent via Safetee sans rupture. Le vigneron peut toujours décider de livrer un client en direct (par exemple un restaurant local) sans passer par l’entrepôt ; dans ce cas, il peut quand même enregistrer l’expédition et la livraison dans Safetee pour avoir l’historique, même si c’est lui qui a fait la livraison physique.

Par ailleurs, imaginons que le vigneron utilise déjà un logiciel de gestion de stock interne propre au domaine (certains domaines ont des systèmes spécialisés). S’il ne souhaite pas l’abandonner, il peut utiliser Safetee uniquement pour communiquer avec le logisticien et les clients Safetee. Il devra alors éventuellement recopier les mouvements de stock dans son logiciel local. Safetee ne pourra pas forcément s’interfacer avec tous les systèmes existants (ils l’indiquent que l’intégration dépend des logiciels, souvent vieillissants). Cependant, comme Safetee lui donne accès en temps réel aux données du logisticien, le vigneron peut plus facilement comparer et concilier ses stocks (il reçoit par exemple chaque mois un état de stock du logisticien via Safetee qu’il peut rapprocher de son stock théorique interne).

Valeur ajoutée

Safetee apporte au vigneron une maîtrise accrue de sa distribution. Traditionnellement, un petit producteur qui confie ses vins à un logisticien ou à des distributeurs perd un peu la visibilité une fois que ça quitte son chai. Avec Safetee, il continue de suivre en temps réel où sont ses bouteilles : combien sont en entrepôt, combien viennent d’être expédiées et à qui. Cette transparence est précieuse pour gérer son inventaire, notamment pour ne pas sur-vendre ou pour retrouver rapidement quel client a reçu quel lot (traçabilité en cas de besoin qualitatif par exemple).

Sur le plan commercial, Safetee permet à un vigneron de mieux servir ses clients pros : plus de réactivité et de fiabilité dans les livraisons. L’automatisation réduit les erreurs d’expédition, et un client satisfait est un client qui recommande ou qui continue à travailler avec le domaine. En outre, le vigneron peut élargir son réseau : un caviste qui est sur Safetee pourra plus facilement commencer à travailler avec lui grâce au système d’invitation et de commande en ligne (il n’y a quasiment pas de friction à passer une première commande d’essai).

La facturation simplifiée est un gain de temps non négligeable pour le vigneron (qui souvent n’a pas un service administratif étoffé). Il n’a pas besoin de faire ses factures sous Excel ou Word : tout se génère automatiquement à partir du bon de commande et du bon de livraison, avec très peu de risques d’oubli ou de coquilles. De plus, couplé à l’intégration bancaire, Safetee lui permet de suivre ses paiements sans effort, évitant les relances tardives ou les impayés qui traînent.

Enfin, du point de vue du coût, Safetee est abordable pour un domaine : les fonctionnalités de base pour collaborer avec un logisticien ou recevoir les commandes d’un grossiste connecté sont gratuites (c’est le logisticien ou le grossiste qui prend en charge cette partie, voir plus loin). Le vigneron ne paiera éventuellement un abonnement que s’il veut se servir de Safetee comme outil complet de gestion commerciale pour tous ses clients. Cela peut lui revenir bien moins cher qu’un logiciel métier classique et lui fait bénéficier d’une plateforme déjà interconnectée avec des partenaires.

Modèle tarifaire

Le modèle tarifaire de Safetee est pensé pour s’adapter à la taille et à l’usage de chaque acteur. Il fonctionne par modules et par type d’usage, avec un socle gratuit pour les interactions connectées et des options payantes pour les fonctionnalités avancées/indépendantes. Voici un aperçu des coûts par profil et modules :

Si le vigneron utilise seulement Safetee pour se connecter à un logisticien et recevoir des commandes de clients connectés, il ne paie pas (c’est le logisticien ou le client qui paye ces parts).

Par contre, s’il veut opérer son activité commerciale complète dans Safetee, il activera :

• Module Vente : 50 €/mois pour gérer ses clients pro non connectés, éditer des devis/commandes, etc.
• Module Logistique : 50 €/mois pour gérer un stock à la propriété et les livraisons lui-même.
• Module Achats : 50 €/mois pour la gestion des achats de ses matières sèches.
• Module Facturation : 50 €/mois pour créer automatiquement les factures liées aux ventes, gérer les relances de paiements, la synchronisation avec la comptabilité.

Conclusion

Safetee se positionne comme une plateforme collaborative complète pour la filière vin, couvrant les besoins de chacun avec un niveau d’intégration inédit. Les logisticiens optimisent leur entrepôt et automatisent leur facturation, les grossistes fluidifient leur chaîne commande-livraison-facturation, les cavistes et restaurateurs centralisent leurs approvisionnements, et les vignerons gardent le contrôle de leur distribution et de leurs stocks externalisés. Le tout, à travers un modèle économique équilibré où chacun paye selon son usage intensif, tandis que les petits acteurs peuvent participer sans barrière financière. Avec ses modules modulaires et ses passerelles vers la comptabilité, Safetee n’est pas seulement un outil vertical, c’est un véritable écosystème qui vise à rendre la chaîne logistique du vin plus efficiente, du chai du producteur jusqu’à la cave du restaurateur. Les bénéfices attendus sont une réduction des coûts cachés (temps administratif, erreurs, doubles saisies), une accélération des flux (livraisons et paiements plus rapides), et une meilleure collaboration entre partenaires de la filière. Safetee illustre comment la digitalisation peut créer de la valeur ajoutée partagée dans un secteur traditionnel en connectant intelligemment chaque maillon autour d’une plateforme commune.