Safetee - Focus Cavistes

Safetee est une plateforme collaborative dédiée à la filière viti-vinicole, qui connecte tous les acteurs de la chaîne logistique du vin – du producteur (vigneron) au client final (restaurateur ou caviste) en passant par les intermédiaires (grossistes et logisticiens). Chaque type de profil dispose d’une interface et d’outils spécifiques adaptés à son activité, tout en restant interconnecté avec les autres. Ce rapport détaille les fonctionnalités de Safetee par profil d’utilisateur, le mode d’utilisation et la valeur ajoutée pour chacun. Il présente également le modèle tarifaire modulable selon les profils, la synthèse du fonctionnement de la chaîne complète lorsque tous les acteurs utilisent la plateforme, et distingue les modules gratuits et payants (gestion commerciale, logistique, achats, facturation). Enfin, il met en avant les fonctionnalités d’automatisation (notamment la facturation automatique) et les intégrations comptables (ex : Pennylane), ainsi que la gestion multi-entrepôts.

Un caviste est un commerçant qui achète des vins (souvent à des grossistes ou directement à des producteurs) pour les revendre au détail à des particuliers. Safetee offre aux cavistes la possibilité de centraliser leurs approvisionnements en vin et de simplifier la gestion de leurs commandes fournisseurs. Le caviste utilise la plateforme principalement comme acheteur dans le réseau.

Fonctionnalités pour le caviste

• Accès aux catalogues des fournisseurs : Sur Safetee, un caviste peut se connecter avec ses fournisseurs de vin (grossistes, producteurs). Le grossiste qui utilise Safetee pourra inviter le caviste à le rejoindre : une fois l’invitation acceptée, le caviste voit apparaître le compte de ce fournisseur dans son interface, avec accès au catalogue produit du fournisseur (vins disponibles, stock indicatif, prix négociés pour le caviste). Le fournisseur peut paramétrer précisément ce que chaque caviste voit (par exemple restreindre à certains produits ou appliquer des tarifs spécifiques). Si le caviste a plusieurs fournisseurs utilisant Safetee, il peut tous les ajouter ainsi et naviguer entre leurs catalogues depuis un seul outil.
• Passation de commandes en ligne : Le caviste peut passer commande directement via la plateforme auprès de ses fournisseurs connectés. Par exemple, après avoir parcouru le catalogue d’un grossiste, il ajoute au panier les références souhaitées (ex : 6 cartons d’une référence, 3 cartons d’une autre) et valide la commande fournisseur. Il choisit l’adresse de livraison (souvent sa boutique, déjà enregistrée) et envoie la commande. Cette dernière apparaît immédiatement dans le système du fournisseur (le grossiste reçoit la commande dans son interface Safetee côté vendeur). Le caviste peut consulter ses commandes en cours et leur statut (ex : “en préparation”, “expédiée”, etc.).
• Suivi des livraisons et stock : Si le fournisseur utilise un logisticien via Safetee, le caviste bénéficie d’un suivi précis. Dès que la commande est expédiée et livrée par le logisticien, le statut se met à jour. Safetee peut même enregistrer automatiquement la réception dans un stock “caviste” du côté du caviste : c’est-à-dire que le caviste pourrait utiliser la plateforme pour tenir à jour son stock de cave sur les références commandées. Par exemple, lorsque 30 bouteilles sont livrées, Safetee peut les ajouter dans la fiche de stock du caviste (s’il choisit d’utiliser cette fonctionnalité), ce qui lui permet de savoir à tout moment combien de chaque référence il a en magasin.
• Gestion des factures fournisseurs : Dès que le grossiste émet la facture de vente (après livraison), le caviste la retrouve dans son espace Safetee, associée à la commande correspondante. Il peut consulter la facture en détail (lignes de produits, frais, etc.), la télécharger en PDF, et marquer qu’il l’a réglée une fois le paiement effectué. Ainsi, Safetee sert aussi de dossier d’achats pour le caviste, rassemblant toutes ses factures fournisseurs. Il peut filtrer par fournisseur, date, etc., pour retrouver un justificatif ou vérifier ce qu’il doit payer.
• Gestion des fournisseurs hors plateforme : Si un caviste a des fournisseurs qui n’utilisent pas Safetee, il a la possibilité d’utiliser la plateforme pour gérer malgré tout ces approvisionnements. Il peut enregistrer un fournisseur manuel (avec ses coordonnées), créer des produits d’achat associés (par exemple “Vin X – Domaine Y – millésime Z” avec le prix d’achat convenu) et saisir une commande fournisseur de la même manière. Safetee enverra alors un email de commande au fournisseur (s’il a un email) et, surtout, permettra au caviste d’avoir un suivi interne : la commande est notée dans son système et il pourra la marquer comme reçue plus tard. Le caviste peut également importer les catalogues de produits de ses fournisseurs via CSV s’il le souhaite, pour éviter des ressaisies répétitives.
• Vision consolidée et rapports : Le caviste, grâce à Safetee, peut voir l’ensemble de ses achats dans un même outil. Il a accès à un historique par fournisseur, peut éventuellement générer des rapports (par ex : combien de bouteilles achetées chez tel grossiste ce trimestre, montant total des factures, etc.), ce qui l’aide à piloter son business (négociation des tarifs, planification des commandes avant les fêtes, etc.).

(Note : Contrairement aux grossistes, le caviste n’a en général pas besoin de fonctionnalités de vente sur Safetee, car ses clients finaux sont des particuliers – la plateforme n’est pas destinée à la vente au détail. Donc le caviste utilise surtout les volets “achats” et “stock”.)

Utilisation type et interactions du caviste

Une fois connecté sur Safetee, le caviste voit la liste de ses fournisseurs connectés. Supposons qu’il travaille avec le “Comptoir de Cana” (grossiste fictif) et un domaine indépendant “Réserve Privée” qui, lui, n’est pas (encore) sur Safetee. Pour le Comptoir de Cana, qui l’a invité, le caviste voit le catalogue de vins disponible et leur prix professionnel. Il décide par exemple de commander 5 cartons de différentes références pour réapprovisionner sa boutique. Il crée la commande en ligne : c’est rapide, pas d’erreurs d’interprétation (contrairement à une commande téléphonique), et il reçoit tout de suite une confirmation. Le grossiste traite la commande : le caviste peut suivre le statut (“expédition en cours”). Le jour convenu, le logisticien livre la marchandise à la cave. Une fois livré, le caviste constate que sur Safetee sa commande est marquée “livrée” et il peut consulter la facture associée. Il vérifie que tout est conforme, puis quelques jours plus tard, il enregistre dans Safetee le paiement de la facture (par exemple, il clique “Marquer comme payée”). Ce faisant, il garde un tableau de bord clair des factures en attente et payées.

Pour son autre fournisseur “Réserve Privée” (non connecté), le caviste utilise Safetee pour rester organisé : il a préenregistré les quelques vins qu’il achète souvent à ce domaine (avec les tarifs). Quand il a besoin de recommander, il crée une commande fournisseur manuelle : Safetee génère un email de commande. Le domaine livre directement le caviste (sans passer par un logisticien tiers dans ce cas). À la réception, le caviste met à jour la commande dans Safetee en la clôturant et en attachant la facture reçue éventuellement. Ainsi, toutes ses transactions d’achat, qu’elles soient avec des fournisseurs en ligne ou non, sont tracées dans un seul système.

Au quotidien, le caviste peut se servir de Safetee comme d’un pense-bête : par exemple, vérifier qu’il a bien commandé tel vin qu’un client a demandé, voir la date prévue de livraison, ou retrouver la facture d’un vin livré le mois dernier (plutôt que de fouiller dans ses emails). S’il le souhaite, il peut vérifier son stock théorique dans Safetee (utile pour les vins de garde ou les références suivies, bien qu’il puisse aussi gérer cela dans son système de caisse pour les ventes quotidiennes).

Valeur ajoutée pour le caviste

Pour un caviste, l’intérêt principal de Safetee est de simplifier ses approvisionnements et sa paperasse. La plateforme fait office de guichet unique pour commander chez plusieurs grossistes/fournisseurs : cela évite de multiplier les modes de commande (emails, appels, sites web différents) et standardise le processus. Commander via Safetee est rapide et diminue les risques d’erreurs (on choisit précisément les produits référencés, on a une trace écrite directe). Le caviste bénéficie aussi d’une meilleure visibilité : en se connectant, il voit si sa commande a été prise en compte, si elle est en cours d’envoi, sans devoir rappeler le fournisseur.

La gestion des factures fournisseurs sur Safetee est un vrai plus : le caviste peut suivre ses paiements et regrouper tous ses documents d’achat. Cela peut l’aider pour sa propre comptabilité (export des factures, ou simplement savoir combien il doit à chaque fournisseur à un instant T). Finies les factures égarées ou les oublis de paiement : tout est listé.

Autre valeur ajoutée, plus indirecte : si le caviste travaille avec un grossiste qui utilise Safetee, il profite d’un service amélioré (livraisons plus fiables, informations à jour, etc.). Par exemple, si le logisticien du grossiste scanne le stock en temps réel, le caviste peut savoir immédiatement si un produit est disponible ou en rupture. Cela peut éviter des déceptions (une commande passée sur le portail ne peut concerner que des produits en stock).

En résumé, Safetee aide le caviste à être mieux organisé et à gagner du temps sur l’administratif, ce qui lui permet de se consacrer davantage à son métier de conseil et de vente auprès des clients finaux. De plus, adopter Safetee ne lui coûte rien tant qu’il l’utilise pour commander auprès de fournisseurs connectés – c’est un levier de modernisation sans investissement lourd (voir la partie Modules gratuits vs payants).

Modèle tarifaire

Le modèle tarifaire de Safetee est pensé pour s’adapter à la taille et à l’usage de chaque acteur. Il fonctionne par modules et par type d’usage, avec un socle gratuit pour les interactions connectées et des options payantes pour les fonctionnalités avancées/indépendantes. Voici un aperçu des coûts par profil et modules :

Les cavistes ont des profils d’acheteurs et n’ont aucun abonnement à payer tant qu’ils utilisent Safetee pour interagir avec des fournisseurs présents sur la plateforme.

L’accès client (détaillant) est gratuit : un caviste peut se connecter, consulter les catalogues, passer commande et recevoir les factures de ses fournisseurs via Safetee sans frais d’utilisation. L’objectif est de lever tous les freins à l’adoption pour encourager le maximum de connexions sur la chaîne. Si toutefois un caviste souhaite utiliser Safetee pour une activité interne plus large (par exemple enregistrer aussi des achats auprès de fournisseurs non inscrits, ou utiliser le système pour gérer son stock interne), il pourrait alors activer certains modules payants :

• Module Achats : pour créer des commandes vers des fournisseurs hors Safetee (50 € / mois). Un caviste qui ne traite qu’avec des fournisseurs Safetee n’en aura pas besoin, mais s’il veut un suivi global de toutes ses commandes (y compris celles hors réseau), ce module est utile.
• Module Stock : s’il veut un suivi de stock détaillé de ses vins à la cave, mis à jour automatiquement lors d’une livraison effectuée via Safetee.

Conclusion

Safetee se positionne comme une plateforme collaborative complète pour la filière vin, couvrant les besoins de chacun avec un niveau d’intégration inédit. Les logisticiens optimisent leur entrepôt et automatisent leur facturation, les grossistes fluidifient leur chaîne commande-livraison-facturation, les cavistes et restaurateurs centralisent leurs approvisionnements, et les vignerons gardent le contrôle de leur distribution et de leurs stocks externalisés. Le tout, à travers un modèle économique équilibré où chacun paye selon son usage intensif, tandis que les petits acteurs peuvent participer sans barrière financière. Avec ses modules modulaires et ses passerelles vers la comptabilité, Safetee n’est pas seulement un outil vertical, c’est un véritable écosystème qui vise à rendre la chaîne logistique du vin plus efficiente, du chai du producteur jusqu’à la cave du restaurateur. Les bénéfices attendus sont une réduction des coûts cachés (temps administratif, erreurs, doubles saisies), une accélération des flux (livraisons et paiements plus rapides), et une meilleure collaboration entre partenaires de la filière. Safetee illustre comment la digitalisation peut créer de la valeur ajoutée partagée dans un secteur traditionnel en connectant intelligemment chaque maillon autour d’une plateforme commune.