Automatisation de la facturation et intégration comptable

Safetee est une plateforme collaborative dédiée à la filière viti-vinicole, qui connecte tous les acteurs de la chaîne logistique du vin – du producteur (vigneron) au client final (restaurateur ou caviste) en passant par les intermédiaires (grossistes et logisticiens). Chaque type de profil dispose d’une interface et d’outils spécifiques adaptés à son activité, tout en restant interconnecté avec les autres. Ce rapport détaille les fonctionnalités de Safetee par profil d’utilisateur, le mode d’utilisation et la valeur ajoutée pour chacun. Il présente également le modèle tarifaire modulable selon les profils, la synthèse du fonctionnement de la chaîne complète lorsque tous les acteurs utilisent la plateforme, et distingue les modules gratuits et payants (gestion commerciale, logistique, achats, facturation). Enfin, il met en avant les fonctionnalités d’automatisation (notamment la facturation automatique) et les intégrations comptables (ex : Pennylane), ainsi que la gestion multi-entrepôts.

Safetee se distingue par un haut degré d’automatisation des processus administratifs, en particulier la facturation, et propose des intégrations avec des outils comptables/financiers pour éliminer les ressaisies jusqu’au bout de la chaîne de valeur.

Automatisation de la facturation et des documents

Plusieurs mécanismes de Safetee permettent d’automatiser les tâches fastidieuses autour de la facturation et de la documentation logistique :

• Facturation logistique automatique : Comme décrit pour le profil logisticien, la plateforme peut calculer et générer automatiquement les factures de prestations logistiques selon les paramétrages. Par exemple, un abonnement mensuel de stockage, des frais par livraison, etc., sont agrégés sans aucune action manuelle et une facture détaillée par client est prête à la fin du mois. Ceci assure une facturation précise (chaque acte est tracé et tarifé) et fait gagner un temps considérable aux logisticiens.
• Facturation des ventes déclenchée par les événements : Du côté grossiste/vigneron, Safetee déclenche la création de la facture de vente dès que la livraison est confirmée. Le commercial n’a pas besoin de surveiller séparément et d’aller faire sa facture : il la trouve générée dans le système, prête à l’envoi. Cela permet d’accélérer le cycle de vente (la facture part plus vite, donc potentiellement est payée plus vite) et évite les oublis d’émettre une facture pour une commande livrée.
• Élimination des doubles saisies : Une constante de Safetee est qu’une donnée n’est saisie qu’une fois par celui qui la connaît. Exemple : l’adresse de livraison d’un restaurateur est entrée par le restaurateur lui-même dans son compte, le grossiste n’a plus à la ressaisir pour chaque commande. De même, lorsqu’un caviste passe commande en ligne, le grossiste ne ressaisit pas la commande, il la valide simplement. Chaque information circule ainsi sans recopie manuelle, ce qui fiabilise les documents générés (bons de livraison, factures) – ils reprennent exactement ce qui a été saisi initialement par l’utilisateur compétent.
• Lecture automatique des factures fournisseurs par l’IA : Une fonctionnalité intéressante évoquée est la capacité de Safetee à lire les factures fournisseurs. Par exemple, lorsqu’un grossiste passe une commande d’achat à un fournisseur non connecté, ce dernier peut répondre en joignant sa facture au mail. Safetee peut analyser ce document pour pré-remplir les informations dans le système (montant, références, etc.). Cet outil permet de réduire l’effort de saisie des factures d’achats et d’éviter des erreurs de ressaisie. Le grossiste ou caviste n’aura plus qu’à vérifier les données extraites.
• Notifications et workflow simplifié : L’automatisation passe aussi par les notifications automatiques (emails ou alertes dans l’appli) qui préviennent du besoin d’action : “tel client a validé sa commande, veuillez la préparer”, “tel document est prêt à être envoyé”, “tel stock est bas”, etc. Cela sert de pense-bête numérique pour que chaque tâche soit effectuée en temps voulu, là où avant il fallait penser à tout manuellement.

Intégration comptable (ex : Pennylane)

Safetee comprend que pour boucler complètement le processus, il faut s’intégrer avec la comptabilité et la finance de l’entreprise. Plutôt que de réinventer un module comptable, Safetee mise sur l’intégration avec des solutions existantes. Un exemple est Pennylane, qui est une plateforme de gestion financière/comptable moderne.

• Avec l’intégration Pennylane, les factures émises dans Safetee peuvent être synchronisées avec Pennylane afin de suivre les paiements de manière automatisée. Par exemple, un grossiste qui utilise Pennylane pour sa comptabilité verra les factures créées dans Safetee apparaître dans Pennylane, et lorsque ses clients paieront (et que le paiement sera détecté sur le compte bancaire via Pennylane), la facture pourra être marquée comme payée automatiquement dans Safetee. Cela évite au grossiste de pointer les paiements manuellement dans Safetee.
• L’intégration se fait via un système de jetons d’API (tokens) générés entre Safetee et Pennylane, assurant une connexion sécurisée. Une fois connecté, le flux est fluide : les écritures de vente sont transférées et les retours de paiement également.
• Si une entreprise n’utilise pas Pennylane, Safetee permet a minima d’exporter les journaux de vente et d’achat (en CSV, Excel ou format d’import standard) pour les réintégrer dans n’importe quel logiciel comptable. Ainsi, la comptabilité peut récupérer la liste des factures du mois sans ressaisir chaque pièce, ou le chef d’entreprise peut transmettre à son cabinet comptable un export propre.
• Côté clients acheteurs (cavistes, restaurants), l’intégration bancaire permet aussi de faciliter leur suivi de paiement des factures fournisseurs : par exemple, un restaurateur qui paye ses factures grossiste pourra, via Pennylane, automatiser le pointage.

En somme, Safetee veille à ce que la dernière étape du processus – la comptabilité – soit reliée. L’objectif est qu’une vente enregistrée et livrée soit également comptabilisée sans effort supplémentaire, et qu’un paiement reçu en banque vienne clôturer le cycle dans Safetee sans intervention. Cela réalise la vision d’une chaîne numérique complète, du bon de commande jusqu’au grand livre.

Conclusion

Safetee se positionne comme une plateforme collaborative complète pour la filière vin, couvrant les besoins de chacun avec un niveau d’intégration inédit. Les logisticiens optimisent leur entrepôt et automatisent leur facturation, les grossistes fluidifient leur chaîne commande-livraison-facturation, les cavistes et restaurateurs centralisent leurs approvisionnements, et les vignerons gardent le contrôle de leur distribution et de leurs stocks externalisés. Le tout, à travers un modèle économique équilibré où chacun paye selon son usage intensif, tandis que les petits acteurs peuvent participer sans barrière financière. Avec ses modules modulaires et ses passerelles vers la comptabilité, Safetee n’est pas seulement un outil vertical, c’est un véritable écosystème qui vise à rendre la chaîne logistique du vin plus efficiente, du chai du producteur jusqu’à la cave du restaurateur. Les bénéfices attendus sont une réduction des coûts cachés (temps administratif, erreurs, doubles saisies), une accélération des flux (livraisons et paiements plus rapides), et une meilleure collaboration entre partenaires de la filière. Safetee illustre comment la digitalisation peut créer de la valeur ajoutée partagée dans un secteur traditionnel en connectant intelligemment chaque maillon autour d’une plateforme commune.