Safetee est une plateforme collaborative dédiée à la filière viti-vinicole, qui connecte tous les acteurs de la chaîne logistique du vin – du producteur (vigneron) au client final (restaurateur ou caviste) en passant par les intermédiaires (grossistes et logisticiens). Chaque type de profil dispose d’une interface et d’outils spécifiques adaptés à son activité, tout en restant interconnecté avec les autres. Ce rapport détaille les fonctionnalités de Safetee par profil d’utilisateur, le mode d’utilisation et la valeur ajoutée pour chacun. Il présente également le modèle tarifaire modulable selon les profils, la synthèse du fonctionnement de la chaîne complète lorsque tous les acteurs utilisent la plateforme, et distingue les modules gratuits et payants (gestion commerciale, logistique, achats, facturation). Enfin, il met en avant les fonctionnalités d’automatisation (notamment la facturation automatique) et les intégrations comptables (ex : Pennylane), ainsi que la gestion multi-entrepôts.
Le grossiste en vins (aussi appelé distributeur ou négociant) achète des vins (généralement auprès de vignerons ou de maisons) et les revend à des professionnels (cavistes, restaurateurs, hôtels, etc.). Safetee propose aux grossistes un véritable outil de gestion commerciale connecté à leur logisticien et à leurs clients professionnels, ce qui fluidifie toute la chaîne de vente depuis l’achat aux producteurs jusqu’à la livraison aux points de vente.
Fonctionnalités pour le grossiste
- Gestion du catalogue produits et des stocks : Le grossiste dispose dans Safetee d’une base de produits (référentiel de ses vins avec descriptions, millésimes, conditionnements, etc.) et de son catalogue tarifaire (prix de vente par produit, pouvant être personnalisés par client). Il peut importer ses produits via un fichier (CSV) ou les créer manuellement. Les stocks associés à chaque produit sont visibles : Safetee permet de suivre à la fois le stock chez le logisticien (stock déporté externalisé) et éventuellement le stock propre du grossiste s’il en a (ex: un entrepôt personnel ou du stock local). Cette notion de stock multiple est entièrement gérée : par exemple un grossiste peut voir qu’il a 120 bouteilles d’un certain vin en stock, dont 100 chez son prestataire logistique et 20 dans son bureau, et décider d’où expédier en fonction.
- Gestion des clients (cavistes, restaurants…) : Le grossiste a dans Safetee son portefeuille de clients professionnels avec toutes les informations les concernant. Il peut créer des fiches clients, avec les adresses de livraison multiples, les instructions particulières (horaires de réception, contact…), etc. Le système conserve l’historique des commandes passées par chaque client, des factures correspondantes et des livraisons effectuées. Le grossiste peut inviter ses clients à rejoindre Safetee pour qu’ils puissent eux-mêmes passer commande en ligne (voir Safetee pour les Cavistes/Restaurateurs), ou bien enregistrer manuellement des commandes pour des clients qui ne sont pas connectés.
- Prise de commandes et gestion commerciale : Safetee sert d’outil de prise de commandes central. Le grossiste peut saisir une nouvelle commande client dans l’interface en quelques secondes : il sélectionne le client concerné, ajoute les références de vin commandées (avec quantités). Le système pré-remplit les tarifs applicables (selon le prix paramétré pour ce client et ce produit, modifiable si besoin pour appliquer une remise ou un tarif spécial). Il indique l’adresse de livraison souhaitée (souvent la boutique du caviste ou le restaurant du client final). Une fois la commande validée, elle apparaît comme “commande client” en cours dans Safetee, avec un numéro, un montant, et attend d’être traitée en logistique.
- Interface avec la logistique (expéditions) : À partir de la commande client, le grossiste peut déclencher directement l’expédition. S’il externalise son stock chez un logisticien (cas courant), il va affecter la commande à ce logisticien via Safetee : en un clic, la commande se transforme en ordre de préparation visible par le prestataire logistique (plus besoin d’e-mail séparé ou de ressaisie dans un autre logiciel). Si le grossiste gère aussi un petit stock propre, il a le choix : il peut traiter l’expédition lui-même (par exemple, depuis le stock “perso”) ou l’envoyer en préparation chez son logisticien. La plateforme prend en charge ces cas de figure : on sélectionne l’entrepôt source de la livraison (ex : “Entrepôt principal – Logisticien” ou “Stock perso – Grossiste”). Une fois l’expédition créée et transmise, le logisticien s’occupe de préparer et livrer la commande (voir plus haut). Le grossiste a un retour en temps réel : dès que le logisticien marque la livraison comme effectuée, la commande client est finalisée automatiquement dans Safetee.
- Facturation client automatisée : Lorsque la livraison est confirmée, Safetee génère automatiquement la facture de vente correspondante à destination du client final (caviste/restaurateur). La facture reprend les lignes produits de la commande avec les prix convenus. Si des frais de port ou de livraison sont applicables, le grossiste peut les paramétrer pour qu’ils s’ajoutent (Safetee permet soit de transférer le coût logistique – par exemple en majorant le prix facturé au client final par rapport au coût du logisticien – soit d’appliquer un forfait). Le document de facture est édité dans la plateforme, prêt à être envoyé. Le grossiste n’a plus qu’à valider l’envoi (par email via Safetee ou via le portail client si le client est connecté) une fois qu’il est certain que tout est livré correctement. L’état de la facture (envoyée, payée, en retard, etc.) peut être suivi dans Safetee, avec la possibilité de la marquer “payée” lorsque le règlement est reçu (éventuellement ceci peut se faire automatiquement via intégration bancaire, voir section Intégration comptable).
- Gestion des achats (approvisionnement auprès des fournisseurs) : En amont, le grossiste peut également utiliser Safetee pour gérer ses achats de vin auprès des vignerons ou fournisseurs. Si ses fournisseurs sont aussi sur Safetee, il peut les inviter et passer commande de réassort directement en ligne (de la même manière qu’un caviste commande à un grossiste) – dans ce cas l’ordre est intégré pour le fournisseur. Si un fournisseur (vigneron) n’est pas utilisateur de Safetee, le grossiste peut tout de même créer dans son interface une commande fournisseur manuelle. Il sélectionne son fournisseur (qu’il aura enregistré dans sa liste de fournisseurs hors ligne), les produits qu’il lui achète (avec les prix d’achat négociés), et indique l’entrepôt de destination (souvent l’entrepôt du logisticien où le vigneron doit livrer les vins). Safetee va alors : générer un bon de commande fournisseur (envoyé par email au vigneron qui n’est pas sur la plateforme, pour l’informer de la commande), notifier le logisticien qu’une réception est attendue de la part de ce fournisseur (afin qu’il l’anticipe dans son planning de réceptions), et enregistrer automatiquement une entrée de stock prévisionnelle. Le fournisseur reçoit la commande par mail et peut, s’il le souhaite, y joindre sa facture de vente en réponse. Sinon, le grossiste pourra à réception importer ou saisir la facture du fournisseur pour en garder une trace. Cette fonctionnalité de gestion des achats évite au grossiste d’avoir un système séparé pour ses commandes d’approvisionnement – tout est centralisé dans Safetee.
- Gestion commerciale avancée : Safetee fournit au grossiste un ensemble complet de modules de gestion commerciale : édition de commande, gestion des tarifs par client, suivi des règlements clients, export des données comptables, etc. (Certains de ces outils sont optionnels en fonction de l’abonnement, voir section Modèle tarifaire). L’interface client permet par exemple de voir pour un client donné toutes les ventes réalisées, les factures en attente de paiement, etc., ce qui facilite les relances et le suivi de la relation commerciale.
Utilisation type et interactions du grossiste
Avec Safetee, le grossiste peut gérer tout son cycle de vente sur une seule plateforme intégrée. Par exemple, un grossiste reçoit une commande d’un caviste par téléphone – s’il n’a pas encore convaincu ce client d’utiliser Safetee, il saisit lui-même la commande dans l’interface en choisissant le client et les produits. En validant, il déclenche immédiatement l’ordre de préparation chez le logisticien : plus besoin de rédiger un mail ou d’envoyer un fichier, le prestataire logistique voit apparaître la demande dans son système. Si le caviste client était déjà utilisateur Safetee, le scénario est encore plus fluide : le client passe lui-même commande en ligne (depuis son espace caviste) en sélectionnant les vins du catalogue du grossiste. Le grossiste reçoit une notification de nouvelle commande et n’a qu’à la valider. Dans les deux cas, il suit ensuite le déroulement : le logisticien prépare et livre. Dès que la livraison est faite, Safetee crée la facture et la met à disposition. Si le caviste est connecté, il la voit instantanément dans son propre espace (et reçoit éventuellement un email de notification) et peut la régler suivant les modalités convenues. Sinon, le grossiste envoie la facture PDF par email via Safetee ou la télécharge pour l’envoyer.
En parallèle, imaginons que le stock du grossiste diminue et qu’il faille se réapprovisionner d’un vin : le grossiste utilise Safetee pour passer une commande fournisseur. S’il a invité par exemple un vigneron sur la plateforme, il peut sélectionner ce vigneron, choisir les références à commander (parmi le catalogue du vigneron déjà connu du système) et valider. Le vigneron reçoit instantanément la commande dans son interface Safetee côté fournisseur et peut la traiter (préparer l’envoi de X palettes vers le logisticien). La boucle est la même : le logisticien sera notifié de l’arrivée, etc. Si le vigneron n’est pas sur Safetee, le grossiste utilise la fonction de commande manuelle : un email part vers le vigneron avec la commande à livrer, et le logisticien est notifié. À réception des vins, le logisticien enregistre l’entrée dans Safetee et le stock du grossiste est mis à jour sans effort supplémentaire.
Au quotidien, le grossiste consulte Safetee pour vérifier ses niveaux de stock, pour avoir la liste des commandes clients en cours (à expédier ou en attente de paiement) et pour suivre ses indicateurs (Safetee peut présenter des tableaux de bord sur le volume des ventes, l’évolution du chiffre d’affaires, etc.). Chaque fin de mois ou de semaine, il peut exporter les factures et éventuellement les synchroniser avec sa comptabilité via l’intégration (ex : export vers Pennylane ou autre logiciel). Si un client conteste une livraison ou un solde, tout l’historique est accessible (ex : ID de la livraison, nombre de bouteilles préparées ou livrées, liens vers l’expédition, etc.). La communication avec les partenaires est rationalisée : par exemple, en invitant un nouveau client professionnel sur Safetee, il peut lui donner accès à son catalogue en ligne et recevoir des commandes sans même de sollicitation commerciale directe.
Valeur ajoutée pour le grossiste
Pour un grossiste, Safetee représente un ERP vertical clé en main, spécialement conçu pour le commerce de vin, qui évite d’avoir à assembler plusieurs outils disparates. La plateforme connecte les opérations commerciales et logistiques : cela signifie moins de rupture d’information. Par exemple, dans un schéma classique, un grossiste devrait enregistrer une vente dans son logiciel commercial, puis contacter séparément le logisticien (via un portail ou un email) pour la livraison, puis refaire la facture dans un autre système. Ici, tout est relié : la commande client créée sert directement d’ordre de préparation, et la validation logistique clôture la vente et produit la facture. Ce flux continu accélère les traitements (livrer plus vite les clients) et sécurise la donnée (pas de risque d’oubli d’une commande ou de perte d’information en route).
Un autre atout est l’amélioration du service client : grâce à Safetee, un grossiste peut offrir à ses clients professionnels une expérience de commande moderne (portail web avec catalogue à jour, suivi des commandes, historique d’achats et accès aux factures). Cela le différencie des concurrents qui fonctionneraient encore par bons de commande papier ou fax. De même, la relation avec les fournisseurs vignerons est optimisée : en les invitant sur la plateforme, on facilite les réapprovisionnements et on fiabilise les entrées en stock.
Safetee aide également le grossiste sur le plan financier : la facturation rapide dès la livraison faite permet de mieux maîtriser sa trésorerie (pas de délai entre la livraison et l’édition de la facture). L’intégration comptable automatise le rapprochement des paiements, ce qui diminue le temps passé en administration. Tous ces gains de temps libèrent le grossiste pour se concentrer sur la prospection de nouveaux clients ou de nouveaux domaines.
Modèle tarifaire
Le modèle tarifaire de Safetee est pensé pour s’adapter à la taille et à l’usage de chaque acteur. Il fonctionne par modules et par type d’usage, avec un socle gratuit pour les interactions connectées et des options payantes pour les fonctionnalités avancées/indépendantes. Voici un aperçu des coûts par profil et modules.
Le grossiste dispose d’une base gratuite pour les opérations connectées, et de modules payants en fonction des besoins supplémentaires.
Lorsqu’un grossiste invite ses clients (restaurants, cavistes) sur la plateforme, les commandes passées par ces clients sont gratuites, de même que l’émission et l’envoi des factures via Safetee. Autrement dit, tout flux entre acteurs connectés est sans surcoût : le grossiste ne paie pas pour recevoir une commande d’un client déjà sur Safetee, ni pour envoyer une facture à un client sur Safetee.
Si le grossiste veut utiliser Safetee comme outil de gestion commerciale complet pour des clients non connectés, il s’abonnera à certains modules.
Les modules proposés (optionnels) sont :
- Module Gestion Commerciale (Ventes) : Permet de gérer les clients non-connectés, de créer des commandes manuelles, d’avoir l’outil de CRM/ventes complet. Coût : 50 € / mois.
- Module Logistique (stock & livraisons propres) : Utile si le grossiste gère aussi un stock en propre ou veut organiser des livraisons lui-même. Comprend la gestion d’entrepôt personnel (multi-entrepôt) et la transformation des ventes en bons de livraison. Coût : 50 € / mois.
- Module Achats (Approvisionnement) : Pour gérer les fournisseurs non connectés (saisie des commandes d’achat, suivi des livraisons fournisseurs, intégration des factures d’achat). Coût : 50 € / mois.
- Module Facturation & Comptabilité : Pour la gestion avancée des factures, le suivi des paiements, l’export comptable, et l’intégration avec des outils financiers (comme Pennylane). Coût : 50 € / mois.
- Un grossiste “full options” qui utilise Safetee comme son système principal (ventes, logistique propre, achats, facturation) paierait donc environ 200 € / mois (50×4 modules). Ce tarif reste compétitif par rapport à des logiciels traditionnels du marché.
À noter : si le grossiste s’appuie sur un logisticien Safetee pour tout son stock, il n’a pas besoin de payer ce module – c’est le logisticien qui prend en charge la partie logistique, et donc le grossiste n’a pas à payer une deuxième fois.
Si tous les fournisseurs du grossiste étaient sur Safetee, ce module serait peu utile car les commandes seraient passées sans frais via le réseau. Mais en pratique, un grossiste a de nombreux vignerons qui ne seront pas initialement sur la plateforme, d’où l’intérêt de ce module pour centraliser les achats.
Beaucoup de grossistes n’auront pas besoin de tous les modules : par exemple, un négociant qui externalise toute la logistique ne prendra pas le module logistique, un autre qui n’achète qu’auprès de 2-3 producteurs qu’il peut connecter n’aura pas besoin du module achats, etc. Le coût s’ajuste donc au plus juste selon l’usage.
Conclusion
Safetee se positionne comme une plateforme collaborative complète pour la filière vin, couvrant les besoins de chacun avec un niveau d’intégration inédit. Les logisticiens optimisent leur entrepôt et automatisent leur facturation, les grossistes fluidifient leur chaîne commande-livraison-facturation, les cavistes et restaurateurs centralisent leurs approvisionnements, et les vignerons gardent le contrôle de leur distribution et de leurs stocks externalisés. Le tout, à travers un modèle économique équilibré où chacun paye selon son usage intensif, tandis que les petits acteurs peuvent participer sans barrière financière. Avec ses blocs modulaires et ses passerelles vers la comptabilité, Safetee n’est pas seulement un outil vertical, c’est un véritable écosystème qui vise à rendre la chaîne logistique du vin plus efficiente, du chai du producteur jusqu’à la cave du restaurateur. Les bénéfices attendus sont une réduction des coûts cachés (temps administratif, erreurs, doubles saisies), une accélération des flux (livraisons et paiements plus rapides), et une meilleure collaboration entre partenaires de la filière. Safetee illustre comment la digitalisation peut créer de la valeur ajoutée partagée dans un secteur traditionnel en connectant intelligemment chaque maillon autour d’une plateforme commune.