Un véritable casse-tête pour les entreprises

Aujourd’hui, une entreprise qui collabore avec de nombreux agents commerciaux fait face à de nombreuses tâches redondantes et sources d’erreurs. Elle doit mettre à jour manuellement les catalogues produits et tarifs pour chaque agent, en envoyant sans cesse des versions Excel ou PDF.

Les bons de commande arrivent sous différents formats (emails, PDF, téléphone) : l’ADV doit les ressaisir un à un dans le système, les valider et vérifier leur cohérence.

Une fois chaque commande traitée, l’entreprise émet une facture qu’elle transmet à l’agent, qui se charge de la faire parvenir à son client final. Le traitement manuel des factures peut prendre en moyenne 19,4 jours, alors que la dématérialisation permet de réduire ce délai à 3,7 jours (source novancesgestionfinances.com).

Chaque fin de mois, il faut ensuite établir un état détaillé pour calculer les commissions dues à chaque agent sur les factures effectivement payées.

Enfin, les agents envoient leurs factures de commission à l’entreprise (souvent au format PDF ou Excel par email), que la comptabilité doit vérifier manuellement.

À cela s’ajoute l’absence totale d’interface pour le client final : celui-ci ne peut pas commander en ligne, suivre son dossier ou consulter ses factures sans passer par l’agent ou l’ADV.

Ces procédures manuelles créent une surcharge administrative considérable. Dans une telle organisation, l’employé de bureau type consacre 50% de son temps à créer ou mettre à jour des documents (source processmaker.com), principalement dans des ERP, CRM ou feuilles de calcul.

Pire : 88% des fichiers Excel contiennent des erreurs, souvent dues à des fautes de frappe ou des formules incorrectes alors même que 78% des décisions financières s'appuient sur ces fichiers... (sources Daf Mag)

Selon une étude de GPO Magazine, 43 % du temps des commerciaux est consacré à des tâches autres que la vente, notamment des activités administratives non productives telles que la saisie, les vérifications, les litiges de factures… (source Doc Au Futur).

Au final, l’entreprise subit des délais rallongés (la validation de commandes et de factures peut prendre plusieurs jours) et une multiplication des litiges clients et agents. Ces frictions détournent les équipes de leur cœur de métier et empêchent l’entreprise de grandir efficacement.

Safetee : automatisation et centralisation de toute la chaîne

La plateforme Safetee résout ce casse-tête en centralisant et automatisant l’intégralité de la chaîne commerciale indirecte. Elle agit comme un hub unique reliant catalogue, commandes, facturation et commissions. Concrètement :

• Catalogue centralisé : Safetee héberge votre catalogue produits et met à jour en temps réel les tarifs. Chaque agent (et même chaque client final) accède ainsi toujours à la dernière version, sans échanges de mails ni de fichiers.
• Prise de commande digitalisée : vos agents et clients saisissent directement leurs commandes sur la plateforme, dans un format unique connecté à votre CRM/ERP. Chaque commande est validée automatiquement et injectée sans ressaisie dans le système central.
• Facturation automatique : à la validation d’une commande, Safetee génère et envoie instantanément les factures correspondantes aux destinataires appropriés (agent, client final). Le suivi des paiements est intégré, éliminant les tâches manuelles d’envoi ou de relance.
• Calcul automatique des commissions : dès qu’une facture cliente est soldée, la plateforme applique les taux de commission prédéfinis et calcule automatiquement le montant dû à chaque agent. Les commissions sont ainsi calculées sans ressaisie ni risque d’erreur.
• Gestion des factures d’agents : Safetee génère la facture de commission de vos agent automatiquement.
• Portail client final : votre client final dispose d’un espace dédié où il peut commander en autonomie 24/7, suivre l’état de ses commandes et consulter ses factures en temps réel. Fini les appels et emails pour savoir où en est une commande !

Cette centralisation crée une source unique de vérité : toutes les données (produits, commandes, encaissements) circulent automatiquement dans Safetee.

Contrairement aux 71% d’entreprises qui gèrent encore leurs commissions sur tableur (source PaletteHQ), Safetee élimine les processus redondants. En pratique, l’entreprise gagne de nombreux jours de travail : les calculs et rapports de commissions sont instantanés, réduisant drastiquement le temps consacré à la gestion des commissions (5 minutes par agent avec Safetee).

De même, grâce au rapprochement automatique des factures, le délai de traitement passe de 15–20 jours à seulement 2–3 jours en moyenne (source blog.basware.com). Les erreurs humaines (saisie, formules mal reportées, fautes de frappe) disparaissent presque totalement, car tout est contrôlé en temps réel par la plateforme.

Bénéfices concrets pour chaque acteur

• Direction générale et service ADV : l’administration des ventes gagne en efficacité. Fini la ressaisie pénible – tout est automatisé – et la transparence est totale. Les équipes ADV voient le délai de validation des commandes et factures fondre (de plusieurs jours à quelques heures, source blog.basware.com). La suppression des ressaisies (qui occupaient ~10% du temps - source processmaker.com) libère des ressources, et les litiges de commission sont pratiquement éliminés (le taux d’erreur tombe à environ 3% au lieu des 10% habituels (source actlycorp.com). L’entreprise peut ainsi réallouer ces ressources à l’essentiel : développement commercial et relation client.
• Service Comptable : Safetee apporte un circuit standardisé et dématérialisé des factures. Chaque facture agent ou client est reçue dans un format unique et rapprochée automatiquement à la commande ou au paiement correspondant. Le travail de la comptabilité est ainsi considérablement simplifié : les rapprochements manuels disparaissent, les risques de doublons ou d’erreur de montant s’effacent. Les paiements aux agents sont fiables, avec un audit traceable, et la clôture mensuelle se fait plus rapidement.
• Agents commerciaux : leur relation avec l’entreprise devient beaucoup plus fluide. Chaque agent accède en permanence au catalogue et à sa grille tarifaire à jour, sans travail supplémentaire de leur part. Il peut passer commande en quelques clics sur son smartphone, sa tablette ou son ordinateur, et consulter immédiatement l’état de ses ventes. Le calcul de sa commission est parfaitement transparent et disponible en temps réel : il sait à tout moment ce qui lui est dû dès qu’une facture est payée. Concrètement, un agent gagne en rapidité et confiance : l’automatisation du processus de commission permet d’économiser environ 70% du temps auparavant consacré à la paperasserie. Les conflits liés aux erreurs de calcul disparaissent, ce qui améliore la relation entreprise-agent.
• Équipe commerciale interne (vendeurs) : les vendeurs de l’entreprise bénéficient directement de cette automatisation. Ils n’ont plus à courir après les mises à jour de tarifs ou à expliquer chaque commande à l’ADV. Ainsi, ils se recentrent sur la vente pure : un outil comme Safetee leur permet de récupérer jusqu’à 10 heures par semaine et par commercial sur les tâches administratives, soit plusieurs centaines d’heures par an. Les commerciaux peuvent ainsi mieux servir leurs clients, conclure plus de ventes et accélérer la croissance du chiffre d’affaires.
• Clients finaux : enfin autonomes, ils ont leur propre interface, ce qui accroît leur satisfaction et leur engagement vis à vis de votre entreprise. Ils peuvent commander quand ils le souhaitent, suivre en temps réel l’avancement de leurs livraisons et télécharger leurs factures, sans dépendre de l’agent ou du SAV. Cette transparence renforce la confiance : selon Salesforce, 86% des acheteurs B2B préfèrent travailler avec des entreprises qui comprennent et répondent à leurs besoins (source b2bwave.com). Un portail client dédié simplifie la communication (suivi d’expédition, réclamations, promotions personnalisées) (source b2bwave.com), ce qui fidélise le client et accélère le cycle de vente.

En résumé, Safetee fait gagner du temps à tous : les ADV et comptables sortent de l’ornière des saisies répétitives et des réclamations, les commerciaux (internes et agents) se consacrent à la vente, et le client final est plus autonome et satisfait. Par la suppression des erreurs et des délais inutiles, l’entreprise améliore sa productivité et son image de marque.

Conclusion

La gestion traditionnelle des agents commerciaux n’est plus tenable face aux exigences actuelles : temps perdu, erreurs coûteuses, clients frustrés… Safetee propose une solution complète et clé-en-main pour sortir de ce schéma. En centralisant catalogues, commandes, factures et commissions sur une seule plateforme, vous réduisez considérablement la charge administrative (jusqu’à plusieurs dizaines d’heures économisées par mois) et les conflits de paiement. Le résultat est clair : des processus plus rapides, des équipes motivées et plus de ventes rentables.

Prêt à révolutionner votre relation agents–clients ? Contactez dès maintenant Safetee pour une démonstration personnalisée ou visitez notre site pour en savoir plus. Grâce à Safetee, dites adieu aux erreurs manuelles et gagnez en performance !