Je suis restaurateur et entrepreneur, à la tête de 4 restaurants aux identités bien distinctes. Chacun de mes établissements est géré comme une société autonome, avec ses propres achats, son propre stock de vins et ses propres fournisseurs. Pourtant, en centralisant tout via la plateforme Safetee, j’ai réussi à transformer la logistique de mon groupe de restaurants. Voici comment Safetee a révolutionné notre gestion au quotidien, étape par étape, et les bénéfices concrets que mon équipe et moi en retirons.
Chaque restaurant pilote ses achats en toute autonomie
Au départ, je tenais à ce que chaque restaurant garde la maîtrise de ses achats de vin. Avec Safetee, chaque société commande directement aux fournisseurs de son choix et fait livrer les bouteilles dans son stock dédié chez notre logisticien commun.
Chaque établissement dispose dans Safetee de son catalogue interne : on y retrouve tous les vins en stock, comme une cave digitale propre à chaque restaurant. Mieux encore, Safetee connecte chaque restaurant à nos fournisseurs en temps réel.
Les catalogues fournisseurs, avec tarifs négociés et disponibilités à jour, sont intégrés automatiquement dans la plateforme. Fini les appels ou emails pour connaître le prix ou le stock d’un vin : mes équipes voient instantanément quelles références sont disponibles et à quel prix actualisé, ce qui élimine les erreurs de commande liées à des informations obsolètes et fait gagner un temps précieux dans le passage des commandes.
En cas de besoin, chaque société peut même inviter un nouveau fournisseur à nous rejoindre sur Safetee, ce qui simplifie grandement les échanges grâce au catalogue en ligne et aux commandes dématérialisées. Cette autonomie digitale pour chaque restaurant a rendu nos achats de vin plus rapides et fiables, tout en gardant chaque établissement indépendant dans sa sélection.
Achats groupés : l’union fait la force pour obtenir de meilleurs prix
Si chaque restaurant est autonome, il nous arrive de regrouper nos forces pour acheter en plus grande quantité et obtenir de meilleurs tarifs. Récemment, nos quatre établissements voulaient référencer le même vin coûteux. Plutôt que de commander séparément, nous avons décidé d’acheter groupé.
Concrètement, j’ai passé une seule commande globale sur Safetee au nom d’un de mes restaurants pour, disons, 40 caisses de ce vin, au lieu de 4 commandes de 10 caisses. Cette commande unique à gros volume nous a permis de négocier un tarif dégressif très avantageux – la mutualisation des achats peut faire baisser les coûts d’approvisionnement jusqu’à 30 % sur certains produits, comme de nombreux restaurateurs l’ont constaté. Une fois la livraison effectuée par le fournisseur dans notre entrepôt commun, Safetee a pris le relais pour répartir automatiquement le stock et la facturation entre mes sociétés.
Ainsi, le restaurant qui a centralisé la commande initiale a immédiatement revendu à chacun des trois autres leur part (10 caisses chacun dans cet exemple), via la plateforme. Tout s’est fait en un clic : Safetee a généré automatiquement la facture de vente de la société vendeuse et, côté acheteurs, chaque restaurant a reçu sa facture d’achat correspondant à sa part, avec sa livraison interne programmée.
Ce processus sans papier et sans ressaisie est d’une efficacité redoutable. La commande groupée a traversé le système de bout en bout, puis est revenue en facturation, avec mise à jour des stocks pour tous, sans aucune double saisie ni rupture d’information.
En pratique, cela signifie que chacun de mes restaurants voit son stock ajusté (les caisses reçues sont ajoutées automatiquement) et tout le monde a accès en temps réel aux informations pertinentes.
Nous avons gagné du temps (pas de multiples bons de commande ni factures à émettre manuellement) et nous avons sécurisé nos marges grâce aux remises obtenues en volume. C’est un bel exemple de collaboration simplifiée où tout le monde est gagnant : mes chefs peuvent proposer ce vin à leur carte sereinement, en sachant qu’ils l’ont eu au meilleur prix, et moi je n’ai pas eu à jouer les courtiers ni les comptables pour répartir les coûts – Safetee s’en est occupé automatiquement. À la clé, gain de temps et économies pour chacun.
Transferts de stock internes simplifiés et automatisés
Autre situation fréquente : l’un de mes restaurants dispose d’un surplus sur un millésime particulier, tandis qu’un autre établissement du groupe a justement besoin de ce vin. Avant Safetee, ce genre de transfert de stock était fastidieux – appels, organisation du transport, sorties manuelles de stock, et facturation interne souvent négligée.
Désormais, tout passe par Safetee. Si le restaurant A souhaite acheter des bouteilles au restaurant B, il lui suffit de passer une commande interne via la plateforme, en choisissant la livraison dans son propre stock (chez le même logisticien). Aussitôt la commande validée en ligne, Safetee déclenche une expédition interne : le logisticien voit apparaître l’ordre de préparation pour déplacer les bouteilles du stock du restaurant B vers celui du restaurant A.
La magie de l’automatisation opère alors : facturation automatique de la vente côté B et facture d’achat côté A, stocks décrémentés chez B et augmentés chez A, le tout instantanément et sans erreur. Les frais de livraison internes sont même partagés et répercutés correctement entre les deux comptes, sans qu’on ait à y penser.
Ce flux interne entièrement géré par la plateforme nous assure une traçabilité totale (chaque mouvement est enregistré) et une fiabilité des données impressionnante. Plus besoin de ressaisir quoi que ce soit ni de courir après les documents : le transfert s’effectue de façon fluide, transparente et 100 % conforme sur le plan comptable.
Comme le résume bien un spécialiste, lorsque tous les acteurs utilisent un système intégré, la chaîne est bouclée sans ressaisie, chacun gagne en efficacité et les informations circulent en temps réel. C’est exactement ce que nous vivons en interne : nos transferts de vins d’un restaurant à l’autre se font en quelques clics, sans rupture de flux, et tout le monde voit son stock à jour immédiatement.
Cette agilité nous permet d’optimiser l’utilisation de nos ressources : un vin immobile dans la cave d’un restaurant peut être valorisé dans un autre qui en a plus l’usage, le tout sans effort administratif supplémentaire. En évitant les saisies manuelles redondantes, nous réduisons aussi le risque d’erreurs et gagnons du temps à chaque opération.
Stocks toujours à jour grâce à l’intégration de la caisse
La gestion des stocks ne s’arrête pas à l’approvisionnement et aux transferts entre sites – il faut aussi tenir compte de la consommation quotidienne. Avec quatre restaurants très actifs, il serait impossible de suivre nos stocks de vin en temps réel sans une aide numérique.
Nous avons donc connecté nos systèmes de caisse (POS) à Safetee. Chaque soir, un export des ventes de la journée vient décrémenter le stock correspondant pour chaque référence de vin vendue. En d’autres termes, si mon bistrot a servi 18 bouteilles de Sancerre aujourd’hui, son stock dans Safetee sera réduit de 18 unités en fin de journée.
Cette intégration caisse-stock est un véritable soulagement pour nos responsables : plus besoin de faire de longues saisies ou de pointer manuellement les bouteilles consommées, tout se met à jour sans effort. Non seulement cela nous fait gagner du temps, mais cela améliore considérablement la précision de nos inventaires. En effet, en liant les données de vente aux niveaux de stock, on obtient un suivi en temps quasi réel et bien plus fiable, ce qui permet d’identifier rapidement les produits les plus demandés ou au contraire ceux qui bougent peu, et d’ajuster nos achats en conséquence. Fini les surprises lors des inventaires mensuels, fini les écarts inexpliqués – nous disposons d’une vision fiable de nos caves au jour le jour.
Cette automatisation réduit aussi le risque de ruptures inopinées : si une référence se vend beaucoup plus vite que prévu, nous le voyons immédiatement dans Safetee (grâce au stock qui fond plus vite) et pouvons réagir avant d’être totalement en panne. Au final, l’intégration de la caisse et du stock fait de la gestion des vins une tâche beaucoup plus fluide, efficace et proactive, qui s’insère sans couture dans les opérations du restaurant. Mes équipes peuvent se concentrer sur le service et la relation client, plutôt que de passer du temps en arrière-plan à compiler des chiffres.
Des fournisseurs intégrés pour plus d’efficacité et moins d’erreurs
Safetee ne facilite pas seulement la vie entre nos restaurants, il nous aide aussi à mieux collaborer avec nos fournisseurs externes. Chaque société de mon groupe peut inviter ses propres fournisseurs de vin sur la plateforme Safetee. Plusieurs de nos vignerons et grossistes ont joué le jeu et nous ont rejoint en ligne (pour ceux qui ne jouent pas le jeu, nous pouvons gérer nous-même. ces fournisseurs depuis notre compte Safetee).
Pour nous, c’est un changement radical : dès qu’un fournisseur est connecté, son catalogue complet de produits apparaît dans Safetee, avec nos tarifs négociés et les stocks disponibles à jour. Nous passons commande en quelques clics, sans quitter la plateforme, et le fournisseur reçoit automatiquement la commande dans son propre espace Safetee.Cette connexion directe évite les erreurs de ressaisie (plus de commandes mal notées au téléphone ou d’emails égarés) et assure une mise à jour continue des informations.
Par exemple, si un vin est épuisé chez le fournisseur, cela se voit tout de suite en ligne et mes chefs commandent autre chose au lieu d’attendre une mauvaise surprise. De son côté, le fournisseur apprécie aussi la simplicité du processus : moins d’allers-retours administratifs, des confirmations automatiques, et même une facturation facilitée.
Safetee formalise tout et trace chaque commande, ce qui nous offre une sécurité et une clarté bienvenues. Collaborer sur un outil commun améliore nos relations : nos grossistes sont plus réactifs et efficaces, et nous, restaurateurs, bénéficions d’un service optimisé.
En outre, Safetee étant une plateforme collaborative sectorielle, elle est gratuite à l’utilisation pour mes restaurants sur la plupart des fonctionnalités – un levier de digitalisation accessible sans alourdir nos charges.
Au final, chacun travaille dans le même écosystème numérique partagé, ce qui réduit considérablement le risque d’erreurs et les pertes de temps. Nous avons gagné en précision (des commandes sans coquilles, des factures sans incohérences) et en tranquillité d’esprit, sachant que tout notre flux d’approvisionnement vin (achats, livraisons, factures) est géré de façon uniforme et transparente.
Bilan : autonomie, gain de temps et collaboration optimisée grâce à Safetee
En quelques mois d’utilisation, les bénéfices pour mes restaurants et mes équipes sont flagrants à chaque étape : gain de temps, données plus fiables, plus grande autonomie pour chaque site, collaboration simplifiée entre nos établissements, flux logistiques optimisés et beaucoup moins d’erreurs humaines.
Nous avons éliminé les tâches fastidieuses de ressaisie et les incertitudes sur nos stocks. Mes managers ne passent plus leurs soirées sur des fichiers Excel ou au téléphone avec les fournisseurs : ils pilotent désormais les approvisionnements et les transferts via un tableau de bord unique, avec une visibilité complète.
Les économies réalisées (meilleurs prix d’achat, suppression des doublons administratifs) se cumulent, tandis que le stress lié aux ruptures de stock ou aux factures manquantes a quasiment disparu.
Nos 4 restaurants fonctionnent désormais en réseau, de manière fluide, et moi, en tant qu’entrepreneur, je peux superviser l’ensemble avec une vue consolidée et gagner en sérénité.
Safetee a tout simplement aligné notre supply chain vin comme un seul système sans couture, du fournisseur jusqu’à la cave de chaque restaurant, et c’est un changement inespéré pour nous.
Vous souhaitez, vous aussi, optimiser votre gestion d’achats et de stocks dans la filière vin ? N’attendez plus pour passer à l’action. Contactez-nous dès aujourd’hui à contact@safetee.io pour en savoir plus sur Safetee et transformer votre propre logistique.