Les factures impayées peuvent rapidement devenir un cauchemar pour la trésorerie d’une entreprise. Même en 2025, de nombreuses PME subissent encore des retards de paiement importants. Selon une étude récente, 1 entreprise sur 5 déclare plus de 5% de son chiffre d’affaires en impayés, un manque à gagner considérable qui met en danger la santé financière de l’entreprise. Face à ce constat, il est essentiel d’adopter les bonnes pratiques de gestion des créances pour réduire ces retards et sécuriser ses revenus.
Comment y parvenir concrètement ? En combinant des méthodes éprouvées de recouvrement et les outils adaptés. Découvrez ci-dessous 10 bonnes pratiques simples mais efficaces pour en finir avec les impayés.
1. Accélérer le processus de vente pour facturer plus vite
Un cycle de vente plus court signifie que vous émettez vos factures plus rapidement et que vous encaissez plus tôt. Il ne sert à rien de gagner un client si la facture correspondante est envoyée des semaines plus tard – ce délai peut repousser d’autant le paiement et accroître le risque d’impayé. Pour éviter cela, optimisez vos processus commerciaux en amont : par exemple, des entreprises équipées d’un CRM concluent leurs ventes en moyenne 30% plus vite, ce qui se traduit par des factures émises sans tarder. En étant plus efficaces dans la vente, vous posez les bases pour être payé dans les meilleurs délais.
2. Optimiser votre processus de facturation
Pour réduire vos délais de paiement, commencez par examiner votre propre processus de facturation. Bien souvent, les retards ne proviennent pas seulement des clients, mais d’inefficiences internes : une facture adressée à la mauvaise personne, une information manquante ou une erreur de montant peuvent entraîner des allers-retours et repousser l’échéance de paiement de plusieurs semaines.
Il est donc crucial de disposer d’un processus de facturation fluide et sans erreur. Listez toutes les étapes de la “vie d’une facture” dans votre entreprise (qui l’édite, qui la valide, qui l’envoie, comment elle est suivie…) afin d’identifier les points bloquants ou sources d’erreurs.
3. Automatiser les tâches répétitives
De nombreuses tâches liées à la facturation et au recouvrement sont répétitives et chronophages : préparer les factures mensuelles, relancer tous les clients en retard de X jours, convertir une commande en facture… Si elles sont effectuées manuellement, ces tâches mobilisent du temps et sont sujettes aux oublis ou erreurs (sans parler du fait qu’une personne absente peut stopper tout le processus).
L’automatisation est votre alliée pour gagner en fiabilité et en efficacité. En confiant aux machines ce qui peut l’être, vous vous assurez que chaque action est réalisée à temps, à chaque fois, sans risque d’oubli – un “robot” ne part ni en vacances ni en congé maladie ! Cela vous permet aussi de libérer du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée (comme la négociation avec les clients difficiles).
4. Être proactif dans la relance des paiements
Malgré toutes les précautions, certaines factures sont impayées. À partir du moment où une facture est échue (date de paiement dépassée), chaque jour compte pour éviter qu’un petit retard ne se transforme en impayé de longue durée.
La clé est d’être proactif dans la relance : identifiez rapidement les factures en souffrance et agissez sans attendre. Pour cela, il faut avoir une visibilité claire sur qui vous doit quoi et depuis combien de temps. Des outils financiers classiques comme la balance âgée (un tableau qui classe vos factures par ancienneté de retard : par exemple, X € ont plus de 30 jours de retard, Y € ont plus de 60 jours, etc.) vous aident à repérer les mauvais payeurs et les situations critiques. De même, suivre régulièrement les encaissements permet de savoir en temps réel quelle facture a été payée ou non.
5. Adapter le suivi en fonction de la typologie du client
Tous les clients ne se ressemblent pas, et votre stratégie de suivi des paiements ne doit pas être uniforme non plus. Une erreur fréquente est d’appliquer la même méthode de relance à tout le monde (par exemple, un mail générique de rappel à J+10 de retard pour tous les clients). Or, dans 90% des cas, une relance standard non personnalisée est beaucoup moins efficace. Les raisons d’un retard de paiement varient : un grand compte pourra être bloqué par un processus interne lourd, quand un petit client pourra simplement avoir oublié la facture dans sa pile de courriers… Il faut donc adapter vos relances : contacter le bon interlocuteur, choisir le bon ton, le bon moment et le bon canal selon chaque situation.
Comment savoir ce qui convient le mieux ? N’hésitez pas à échanger en amont avec vos clients sur leur processus interne : par exemple, qui valide les factures chez eux, ont-ils un cycle de paiement mensuel fixe, quel délai de paiement est inscrit au contrat, etc. Ces informations clés vous permettront d’anticiper et de personnaliser vos actions de recouvrement.
Par exemple, si vous savez qu’un client règle toujours à 60 jours fin de mois parce que c’est sa procédure interne, inutile de le relancer fermement dès 8 jours de retard – concentrez-vous plutôt sur les clients qui n’ont pas de telle contrainte.
6. Faciliter le paiement pour vos clients
Plus il est facile pour un client de vous payer, plus il a de chances de le faire rapidement. De nombreux impayés proviennent de frictions inutiles dans le paiement. Il est donc crucial de lever tous les obstacles entre la réception de la facture et le règlement. Pour commencer, assurez-vous que la facture contient bien toutes les informations nécessaires au paiement. Cela peut sembler évident, mais en pratique, des oublis surviennent : par exemple un client ne peut pas vous payer par virement si vos coordonnées bancaires (RIB/IBAN) ne figurent pas clairement sur la facture ou le portail de paiement. De même, certains clients exigent de voir un numéro de bon de commande interne sur la facture pour la traiter ; si vous ne l’avez pas mentionné, la facture risque de rester en attente dans leur système.
Les informations à ne jamais oublier sur une facture :
- Vos coordonnées bancaires complètes (IBAN, BIC, nom de la banque) pour un paiement par virement
- Les références spécifiques du client : numéro de bon de commande, identifiant de dossier, etc., s’ils vous en ont communiqué
- L’adresse de facturation et les mentions légales obligatoires (TVA, SIRET…) – une facture non conforme peut être contestée et retarder le paiement
- L’échéance de paiement convenue (date ou délai) pour que le client sache clairement avant quand il doit payer
- Vos coordonnées de contact en cas de question (email/téléphone du service qui gère la facture)
En fournissant tous ces éléments dès le départ, vous évitez les allers-retours d’information qui font perdre du temps.
Ensuite, au-delà du contenu de la facture, réfléchissez à l’expérience de paiement en elle-même. Moins il y a d’étapes, mieux c’est. Si après avoir reçu la facture, le client doit imprimer un RIB, se connecter à sa banque, configurer un virement manuel, etc., cela ajoute des occasions de procrastiner ou d’oublier. Idéalement, votre client devrait pouvoir régler en quelques clics.
7. Consolider et centraliser les informations de facturation
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des factures et des relances repose sur un patchwork d’outils et de personnes : un tableur Excel tenu à jour par la compta, des emails dispersés dans les boîtes de chacun, des post-it pour se souvenir de rappeler untel… Ce manque de centralisation est un danger.
D’une part, il y a un risque de perte d’information (une relance effectuée par téléphone dont personne d’autre n’est au courant, un commentaire client noté sur un post-it non partagé, etc.). D’autre part, si la personne qui “sait” est absente, personne ne peut prendre le relais aisément. Enfin, l’absence de consolidation rend difficile le suivi global : on ne peut pas extraire facilement un état à jour de toutes les créances en cours et des actions menées. Tout cela conduit à des retards de paiement qui s’aggravent faute de suivi structuré.
La bonne pratique consiste donc à regrouper toutes vos données de facturation et de recouvrement dans un système unique et accessible aux personnes concernées. Plus votre processus est structuré et transparent, plus il sera efficace. Cela passe par exemple par un logiciel dédié ou un outil collaboratif, plutôt que des fichiers locaux et des notes éparses.
8. Impliquer les autres équipes dans le recouvrement
Le suivi des impayés n’est pas uniquement l’affaire du service comptabilité. Pour réussir à se faire payer, l’entreprise a tout intérêt à impliquer plusieurs équipes, notamment les équipes commerciales. Bien sûr, on ne demande pas aux commerciaux de faire le travail de relance à la place de la compta – leur priorité reste de générer des ventes. Cependant, ils peuvent apporter une contribution précieuse : ce sont eux qui connaissent le mieux les clients, leurs contraintes et parfois leurs difficultés de paiement. Par exemple, un commercial sait qu’un client a tendance à payer avec 15 jours de retard systématiquement, ou bien il peut sentir lorsqu’un client traverse une mauvaise passe financière. Intégrer ces informations au processus de recouvrement peut faire la différence entre un rappel ignoré et un paiement obtenu rapidement.
Il y a aussi un enjeu de culture d’entreprise : trop souvent, on célèbre le chiffre d’affaires signé par les commerciaux, sans prêter attention au délai dans lequel cet argent entre réellement en caisse. Résultat, les commerciaux peuvent considérer que l’encaissement ne les concerne pas, ce qui creuse un fossé avec la réalité financière. Aligner les incentives est important : si les équipes de vente sont conscientes que une vente n’est vraiment aboutie que quand la facture est payée, elles seront plus vigilantes sur la qualité des clients et les conditions de paiement négociées.
9. Suivre et partager les résultats de vos efforts
On améliore que ce que l’on mesure ! Pour en finir durablement avec les impayés, il est indispensable de suivre des indicateurs de performance et de communiquer ces résultats au sein de l’entreprise. Trop souvent, l’équipe finance travaille en vase clos sur le sujet des retards de paiement, sans que le reste de l’entreprise en ait conscience… jusqu’au jour où un problème de trésorerie survient. En mettant en place un suivi régulier des résultats du recouvrement, vous pouvez à la fois piloter votre stratégie (voir ce qui fonctionne ou non) et informer la direction et les équipes de la situation pour qu’elles soutiennent l’effort si nécessaire.
Parmi les indicateurs clés à surveiller pour la gestion des créances, on peut citer :
- Le Délai moyen de paiement clients qui mesure en moyenne en combien de jours vos factures sont payées. Un délai qui diminue, c’est bon signe !
- La balance âgée de vos comptes clients, qui répartit les montants en retard par tranche de temps (par ex. 0-30 jours, 30-60 jours, etc.) pour visualiser l’ancienneté des impayés.
- Le taux d’impayés (pourcentage du CA non encaissé après X jours) ou le montant total des factures échues non réglées.
- Le nombre de relances effectuées et le taux de réponse/paiement suite à relance, pour évaluer l’efficacité de vos actions.
- Le taux de disputes ou litiges sur factures (combien de factures sont contestées par les clients), car un taux élevé signale peut-être un problème dans la facturation ou dans la qualité de la relation.
En suivant ces métriques dans le temps, vous pourrez par exemple constater que vos efforts portent leurs fruits (ex : baisse du délais moyen de 60 à 45 jours en 6 mois grâce aux nouvelles procédures) et identifier les domaines à améliorer.
10. Équipez-vous d’un logiciel moderne et intégré
La gestion des impayés peut rapidement devenir complexe lorsque certains clients croulent sous les factures sans avoir une vision claire de leur encours fournisseurs. Souvent de bonne foi mais débordés, ils ne savent tout simplement pas qui payer ni à quel moment précis. Les factures reçues via email, SMS, WhatsApp ou papier ne facilitent pas toujours cette visibilité, ce qui amène vos clients à attendre une relance avant de procéder au règlement.
Un outil moderne et intégré comme Safetee apporte une véritable solution à ce défi en proposant une plateforme connectée de prise de commande et de facturation. En invitant vos clients à créer un compte sur Safetee, vous leur offrez un espace de commande directement relié à votre entreprise. Chaque commande passée sur Safetee génère automatiquement sa facture correspondante. Ainsi, le suivi devient instantané et transparent, évitant les vérifications fastidieuses du bien-fondé de chaque facture.
Grâce à cette connexion numérique privilégiée avec vos clients, les informations de facturation sont toujours à jour, puisque c’est le client lui-même qui les renseigne directement sur Safetee. Un changement d’adresse ou de destinataire n’entraîne plus automatiquement un retard de paiement. La plateforme détecte même les informations manquantes et demande à votre client de les compléter avant de valider une commande.
Safetee simplifie aussi grandement votre processus de facturation grâce à l’automatisation complète de la création des factures. Il ne vous reste qu’à vérifier et valider ces documents générés automatiquement. Cela réduit considérablement le temps consacré à l’administration, permettant ainsi l’envoi rapide des factures, ce qui accélère les paiements et optimise votre trésorerie.
La plateforme apporte également un réel bénéfice à vos clients en centralisant toutes leurs factures fournisseurs sur un tableau de bord unique. Ils disposent ainsi d'une vision complète et claire de toutes leurs factures à valider, en attente d’échéance, à payer ou en retard. Safetee leur rappelle ces échéances pour éviter toute situation d’impayé involontaire.
Avec les technologies d’Open Banking, Safetee propose une expérience de paiement en ligne rapide et simplifiée. Dès réception d’une facture, vos clients accèdent à un lien sécurisé qui leur permet de programmer instantanément le virement sur votre compte bancaire, sans avoir à renseigner manuellement l’IBAN ou la date du paiement. Vous êtes informé en temps réel dès qu'un virement est programmé, puis effectué.
En intégrant également la solution de comptabilité Pennylane, Safetee assure une connexion bancaire qui automatise l’envoi des factures à votre comptable et vous prévient automatiquement lorsque les paiements de vos clients arrivent sur votre compte. Cela supprime les relances inutiles et les vérifications fastidieuses entre les entrées bancaires et vos factures émises.
Enfin, grâce à la fiche client intégrée de Safetee, vous visualisez facilement l’ensemble des commandes passées ainsi que les factures en attente de paiement. Cette visibilité vous permet d’agir rapidement en cas d’impayés trop importants, par exemple en refusant une nouvelle commande ou en exigeant le paiement des créances en cours avant de poursuivre votre activité commerciale avec le client concerné.
En résumé, Safetee vous permet d’améliorer significativement votre gestion des impayés grâce à une plateforme intuitive et intégrée qui simplifie le quotidien de vos équipes, réduit les délais de paiement et sécurise votre trésorerie.
En appliquant ces 10 bonnes pratiques, vous mettez toutes les chances de votre côté pour en finir avec les impayés qui pèsent sur votre trésorerie. Chacune de ces pratiques, qu’il s’agisse d’optimiser vos processus, d’automatiser les relances ou de mieux communiquer, trouve un soutien concret dans les fonctionnalités de Safetee.
Plutôt que de tout gérer manuellement ou de façon dispersée, vous pouvez vous appuyer sur une solution centralisée qui rend le recouvrement plus simple, plus rapide et plus efficace.
Safetee agit comme un partenaire digital vigilant qui veille sur vos factures du début à la fin : de l’émission à l’encaissement, rien n’est laissé au hasard.
En fin de compte, l’objectif n’est pas seulement de régler les factures en retard, mais d’installer une culture d’entreprise orientée trésorerie où chaque vente aboutit à un paiement dans les délais, pour la santé et la croissance de votre entreprise. Avec Safetee, vous disposez d’un atout de taille pour y parvenir – vous gagnez en sérénité financière et pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier en sachant que vos paiements sont entre de bonnes mains. Faites le choix d’une gestion des créances modernisée et dites adieu aux impayés !